Overtagelsesprotokoll – ofte glemt med fatale følger

De fleste prosjekter går bra uten at å være formelle, men desto verre de gangene det er formalitetene som avgjør. Alt er korrekt, men fordi partene ikke holder seg til de formaliteter som gjelder kan det bli påført store økonomiske tap eller ekstra kostnader.

Noen oppdragsgivere spekulerer i at overtagelsen ikke formaliseres og påfører entreprenøren dagmulkt selv om han ikke er forsinket. Det kan koste inntil 10 % av kontraktssummen. Uten formell overtagelse kan dagmulkt fortsette å løpe selv om arbeidene er ferdige.

Hva er en overtagelse

Det er en definisjon på tidspunktet hvor risikoen for det utførte går over fra entreprenøren til oppdragsgiver. I denne sammenheng gjelder «risiko» flere forhold. Ett er hvem som har ansvaret for tilfeldig skade og har ansvaret for å holde prosjektet forsikret. Det kommer til synes ved for eksempel brann, flom eller annen tilfeldig skade.

For eksempel vil skadene etter en vannlekkasje være entreprenørens ansvar dersom vannlekkasjen medfører skader på andre deler av entreprenørens arbeider dersom vannlekkasjen skjer før overtagelse. Skjer den samme vannlekkasjen etter overtagelse, har entreprenøren bare ansvar for å utbedre lekkasjen så lenge han har vært «aktsom». Konsekvensen av vannskaden i siste tilfellet er at entreprenøren ikke har ansvar så lenge han har vært aktsom.

Overtagelsen er også det som stanser en eventuell dagmulkt. Dagmulkt kan da fortsette inntil formell overtagelse er holdt. Det er dagmulkten som primært omtales i denne artikkelen.

Innkalling til overtagelse

Det er ulike formkrav til innkalling til overtagelse i ulike kontrakter.

Felles for alle er at dersom entreprenøren har foretatt en korrekt innkalling, kan entreprenøren holde en overtagelsesforretning med alle de virkninger det har uten oppdragsgivers medvirkning. Utfordringen er der hvor det ikke er en korrekt innkalling eller hvor oppdragsgiver nekter å medvirke. Da vil prosjektet kunne anse som ikke overtatt slik at dagmulkten løper videre. Noen ganger kan oppdragsgiver spekulere i en slik formfeil som kan påføre entreprenøren et stort tap.

Bustadoppføringslova

Ved ny bolig (bustadoppføringslova) skal entreprenøren innkalle til overtagelsesforretning med minst 7 dagers forutgående varsel. Dersom forbrukeren uteblir kan entreprenøren avholde en overtagelsesforretning selv om byggherre ikke stiller opp. Overtagelse anses også holdt om forbrukeren nekter å signere på overtagelsesprotokollen. I begge tilfeller forutsetter det en formelt korrekt innkalling til overtagelse.

Dersom innkallingen til overtagelse ikke presiserer at overtagelse anses å være holdt uten forbrukerens medvirkning om han ikke møter eller nekter å signere, vil dagmulkten fortsette å løpe. Har derimot innkallingen den riktige formuleringen og ellers er korrekt, vil dagmulkten stanses selv om forbrukeren ikke møter opp eller ikke vi signere på selve overtagelsesprotokollen (buopfl § 15).

Håndverkertjenesteloven

Gjelder derimot arbeidene arbeid for forbruker på eksisterende bolig (håndverkertjenesterloven) er det ingen formelle krav til overtagelse. Der kan det også påløpe dagmulkt, men der vil det være tilstrekkelig å sende en e-post fra håndverkeren om at han anser seg ferdig med oppdraget. Det er tilstrekkelig til å stanse en eventuelle dagmulkt eller krav om forsinkelseskostnader dersom dagmulkt ikke er avtalt.

NS-kontrakter med byggherre

Ved NS 8405, NS 8406 og NS 8407 er formkravene for innkalling til overtagelse like. Der skal entreprenøren – med 14 dagers forutgående varsel – innkalle til overtagelsesforretning. Innkallingen skal være skriftlig. E-post regnes i praksis som skriftlig.  Det må fremgå av innkallingen at unnlatelse av å møte «uten saklig grunn» medfører at entreprenøren kan gjennomføre overtagelsen aleine. Uten slik presisering kan oppdragsgiver la være å møte og at dagmulkten kan da fortsette å løpe.

NS-kontrakter ved underentrepriser

Ved en NS 8415-kontrakt er det tilstrekkelig at underentreprenøren «—ved skriftlig melding—» i god tid opplyser at når hans underentreprise vil være ferdig. En slik melding – gjerne på e-post – er tilstrekkelig til å stanse dagmulkten med mindre hovedentreprenøren har berettiget grunn til å nekte overtagelse, jf. NS 8415 pkt. 32.2. Da må hovedentreprenøren aktivt protestere på innkallingen.

Ved NS 8416 og NS 8417 gjelder kravet om 14 dagers forutgående skriftlig innkalling, men for NS 8416 gjelder ikke kravet om at oppdragsgiver må varsle at overtagelse kan avholdes uten at oppdragsgiver møter opp.

For underentrepriser er det ofte slik at det ikke holdes en egen overtagelse mellom underentreprenør og hovedentreprenør. I disse tilfellene anses overtagelse holdt når entreprenøren holder overtagelsesforretning med byggherre.

Problemet for underentreprenøren kan da være at han ble ferdig til avtalt tid, men at han ikke formaliserte dette ved å melde sine arbeider ferdige (NS 8415) eller kreve registreringsforretning (NS 8416 og NS 8417). Da løper dagmulkten frem til byggherre overtar selv om underentreprenøren var ferdig i tide.

Avtale om overtagelse uten innkalling

Det er ingen problem å avtale en overtagelse – for eksempel via e-post – uten at formreglene ved innkalling er fulgt. Forutsetningen er at entreprenøren kan dokumentere at partene har blitt enige om dato for en felles overtagelsesbefaring. Da kan ikke oppdragsgiver påberope seg at det ikke er en formriktig innkalling.

Undertegnede prosederte en tvist om dagmulkt etter bustadoppføringslova for Frostating lagmannsrett. Her ble det ansett som tilstrekkelig at det var avtalt dato for overtagelse uten innkalling. Forbrukeren nektet å signere på overtagelsesprotokollen fordi det ikke forelå brukstillatelse. Manglende brukstillatelse skyldes forbrukerens gjenstående arbeider og retten fant derfor at overtagelse ble ansett som holdt og dagmulkten stanset. Dommen kan leses her.  https://tryti.no/2019/11/25/preklusjon-og-dagmulkt-i-forbrukerentreprise/

Overtagelse ved at oppdragsgiver tar i bruk kontraktsarbeidene

Her er reglene ulike i bustadoppføringslova og for NS-kontrakter

Bustadoppføringslova

Ved oppføring av ny bolig til forbruker (bustadoppføringslova) løper dagmulkten selv om forbrukeren har flyttet inn i boligen med mindre arbeidet er fullført. Hva som skal til for at prosjektet skal anses som fullført er en klassisk tvist. Gjenstår det fullføringsarbeider – slik som for eksempel utvendige arbeider – vil prosjektet normalt ikke anses som fullført. Da løper dagmulkten videre i mangel av annen avtale. Er det derimot noen mindre forhold som flikking og rettingsarbeider som gjenstår vil normalt arbeidene fortsatt anses som fullført. Grensen er imidlertid ikke lett å trekke.

Det medfører at partene kan være vel forlikte ved innflytting, men hvor forbrukeren hevder at dagmulkten fortsatt løper fordi han mener at det fortsatt gjenstår mindre arbeider.

NS-kontrakter

Ved de «gamle» NS-kontraktene (NS 3430, NS 3431 m.fl.) ble ibrukstagelse anses som overtagelse. Slik er det ikke ved dagens NS-kontrakter.

Tar oppdragsgiver i bruk kontraktsarbeidene uten avtale eller samtykke fra entreprenøren, skal entreprenøren skriftlig melde at den urettmessige bruken skal stanses og gi oppdragsgiver en frist til å stanse den urettmessige bruken. Dersom oppdragsgiver etter fristens utløp fortsetter den urettmessige bruken, skal entreprenøren innkalle til overtagelse selv om prosjektet ikke er fullført.

Delovertagelse

I stor grad gjelder reglene for delovertagelse tilsvarende som for ordinær overtagelse. Risikoen for tilfeldig skade med videre er da overtatt av oppdragsgiver på den delen av arbeidene som er overtatt.

Den største feilen entreprenører gjør ved delovertagelse er at de ikke sørger for å få oppdragsgivers bekreftelse på at de arbeidene som delovertagelsen gjelder anses ferdigstilt til avtalt tid. Den kan gjøres uformelt på en e-post.

Protokoll fra overtagelse

Det forutsettes i alle kontrakter at det foretas en aktsom kontroll av de arbeider som overtas. I hvilken grad oppdragsgiver har med seg en fagkyndig eller ikke er oppdragsgivers valg. Det er også oppdragsgiver sitt ansvar for at de befarer de arealer og bygningsdeler som skal befares. Entreprenøren har ikke ansvar for om oppdragsgiver tar seg tid til å befare alle områder slik han burde.

Hva som skal fremgå av protokollen fremgår av lovbestemmelser eller NS-kontraktene. Her skal alle de forhold oppdragsgiver vil påberope seg som feil, mangler eller gjenstående fremgå. I den grad entreprenøren mener at en reklamasjon er uriktig eller at entreprenøren vil komme tilbake til den enkelte anførsel, bør det også fremgå av protokollen.

Normalt vil protokollen føres på stedet og signeres og deretter reinskrives.

Vi anbefaler å benytte protokollen som er utarbeidet av Norsk Standard (NS 8430). Mange finne denne komplisert og krevende og derfor lar være å formalisere en overtagelse. Vi har da laget en minimum av overtagelsesprotokoll som fritt kan lastes ned og benyttes. Den lastes ned Her. https://tryti.no/hjelpedokumenter/ Denne er enkel, men oppfyller likevel formkravene til overtagelse.

Reklamasjoner som burde vært på overtagelsesprotokollen

Når overtagelsesprotokollen er signert er – som utgangspunkt – oppdragsgivers mulighet til å komme på nye forhold utløpet. Forhold som var visbare ved en aktsom gjennomgang, men som ikke fremkom av den felles protokoll som ble ført, skal anses som godkjent. Nye forhold som burde vært oppdaget ved en aktsom befaring skal derfor avvises.

Her er det en modifikasjon når det gjelder oppføring av ny bolig (Bustadoppføringslova). Her har rettspraksis akseptert at forbrukeren også etter overtagelsen bli oppmerksom på mangler han ikke registrert ved den felles befaringen, men her bør alle ytterligere forhold fremkommet senere enn 14 dager etter overtagelse avvises som prekludert.

For NS-kontrakter er det ingen tilleggsfrist for feil og mangler som var visbare ved en aktsom befaring ved overtagelse. Feil og mangler som ikke forelå ved overtagelse eller som ikke kunne oppdages ved overtagelsesbefaringen kan derimot reklameres på senere.

Beregning av dagmulkt

I den grad det påløper dagmulkt, vil beregningen av dagmulkt være ulikt for de fleste kontrakter. For eksempel vil det løpe dagmulkt i fellesferien i en NS-kontrakt, men ikke for en forbrukerkontrakt etter Byggblankett 3425. I en NS-kontrakt regnes det 6 dagmulktsbelagte dager per uke, mens i forbrukerkontrakter løper dagmulkten 7 dager per uke.

I NS-kontrakter er det også ulike minimums dagmulkter per dag som mange overser. For eksempel er minimum dagmulkt kr. 3.000,- per dag for en sluttfrist og kr. 1.500,- per dag for oversittelse av en delfrist. Minimums dagmulkter er det mange som ikke har tilstrekkelig fokus på.

Fordi beregning av dagmulkt er komplisert kan man finne riktig dagmulkt basert på aktuelle kontrakt ved å gå inn på vår Dagmulktskalkulator her. https://tryti.no/fagomrader/entreprise/dagmulktskalkulator/ Her skrives det inn type kontrakt, kontraktssum, dato for oppstart dagmulkt og dato for avslutning av dagmulkt. Derfra vil dagmulkten bli beregnet.

Bruken av dagmulktskalkulatoren er gratis, og kan fritt lastes ned.

Helge A. Tryti