Artikkel 6/10; Regningsarbeider – prosedyrer for time- og materiallister
Regningsarbeider når annen avtale ikke er oppnådd
I den grad partene ikke har avtalt en fastpris eller enhetspriser, skal arbeidene utføres som regningsarbeider. Med andre ord – med mindre oppdragsgiver kan påvise annen avtale skal arbeidene faktureres som regningsarbeider.
Ikke sjelden bestilles og iverksettes tilleggsarbeidene uten at partene har blitt enige om pris. Entreprenøren har for eksempel gitt et tilbud for tillegget som en fastpris, men som oppdragsgiver avviser fordi han mener det er for dyrt.
Det er ingen risiko for entreprenøren at oppdragsgiver avslår entreprenørens tilbud. Entreprenøren kan da bare fortsette tilleggsarbeider og fakturere arbeidet som regningsarbeider. Utfordringen for entreprenøren er da om han har levert time- og materiallister etter reglene for regningsarbeider mens forhandlingene om fastpris pågår.
Medgitt tid og materiell med tillegg av påslag
Ved regningsarbeider har entreprenøren rett til å få dekket alle sine dokumenterte kostnader med et påslag til dekning av administrasjon, ledelse, faste kostnader og fortjeneste. Oftest benytter entreprenøren en timesats som inkluderer påslag. På materialkostnader og underentrepriser legges det til grunn faktiske kostnader med et tillegg. Påslag er ofte i området 10-15 % avhengig av blant annet fagområde og omfanget av regningsarbeidene. Timeprisen og påslaget må forutsettes å ligge innenfor det som må anses som en normal pris i markedet. I NS-kontrakter er det ikke krav til «gjengs pris» slik det er i forbrukerkontrakter.
Entreprenøren har imidlertid bare rett til å få dekket «nødvendige kostnader». Det innebærer at det ikke kan kreves betalt for unødvendig tidsbruk ved for eksempel at arbeidet er dårlig organisert. Eksempler på at arbeidet er dårlig organisert er typisk at prosjektet er underbemannet eller overbemannet, at materialanskaffelsen er for dårlig planlagt, at det er unødvendig materialbruk eller at materialer skades på grunn av uforsvarlig lagring e.l.
Kostnadsoverslag
Entreprenøren har ikke plikt til å utarbeide et tilbud eller til å gi et kostnadsoverslag på et tilleggsarbeide før det er bestilt. Det er derfor frivillig om entreprenøren vil gi et kostnadsoverslag før bestillingene er mottatt.
Når bestillingen er mottatt kan imidlertid oppdragsgiver forlange at totalentreprenøren utarbeider et kostnadsoverslag. Mener oppdragsgiver at tilleggsarbeidene blir altfor dyre, kan han når som helst avbestille tilleggsarbeidene. Da har entreprenøren rett til å få betalt for alt han har utført frem til avbestillingen ble mottatt.
Gir totalentreprenøren et kostnadsoverslag, plikter han å holde oppdragsgiver løpende orientert om kostnadsutviklingen. I praksis gjøres ofte det på byggherremøter. Totalentreprenøren har en plikt til å varsle oppdragsgiver dersom han ser at kostnadsoverslaget kan bli overskredet. Hvis denne varslingsplikten forsømmes, kan oppdragsgiver kreve vederlaget redusert dersom en korrekt varsling kunne gitt oppdragsgiver en besparelse. Det er imidlertid sjelden at oppdragsgiver kan påvise slik besparelse.
Bestemmelsene om kostnadsoverslag skal beskytte oppdragsiver fra at en totalentreprenør gir overslag som åpenbart er for lavt i den hensikt å forlede oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal kunne forholde seg til og anvende mottatt informasjon i sitt beslutningsgrunnlag for om et tillegg skal gjennomføres eller eventuelt avbestilles.
Tillegg og endringer. Varsel om regningsarbeider
Dersom oppdragsgiver bestiller et tillegg ved endringsordre (jf. NS 8407 pkt. 31.1), plikter entreprenøren å varsle at tillegget vil bli utført som regningsarbeider dersom han mener at det ikke finnes egnede enhetspriser i kontrakten.
Det samme gjelder dersom entreprenøren varsler om et tilleggsarbeide i form av en «irregulær endringsordre» (jf. NS 8407 pkt. 32.1). Da må entreprenøren på samme måte varsle at tillegget vil bli utført som regningsarbeider før arbeidene igangsettes. Denne varslingsplikten skal sikre at entreprenøren – så langt som praktisk mulig – holder sin oppdragsgiver orientert om prosjektets kostnadsutvikling.
Spesifiserte time- og materiallister hver uke
Totalentreprenøren plikter å fremsende en spesifisert oppgave over påløpte kostnader «hver uke», jf. NS 8407 pkt. 30.3.1. Dette kravet er for å ivareta oppdragsgivers behov for kontroll. Dersom slik dokumentasjon mottas senere, vil det gi oppdragsgiver en redusert mulighet til å foreta kontroll av de mottatte time- og materiallistene.
Timelistene skal tydelig markere person, dato, arbeidsoperasjon og medgått tid til det konkrete arbeidet. Det er særlig viktig fordi det skal skilles mellom det som er kontraktsarbeider og det som er tilleggsarbeider som skal faktureres etter medgått tid. Det er ikke tilstrekkelig dokumentasjon å liste opp antall timer per dag.
Medgåtte materialer skal dokumenteres med bilag fra underleverandører/underentreprenører. Det er ikke tilstrekkelig å legge frem veiledende priser uten å ta hensyn til de rabatter som entreprenøren får på sine innkjøp. Det er faktiske kostnader som kan kreves.
Dersom entreprenøren ikke fremsendes spesifisert dokumentasjon hver uke vil han på den måten ha fratatt oppdragsgiver mye av den kontrollmuligheten oppdragsgiver har. En senere fremsendelse av dokumentasjon vil kunne være vanskelig for oppdragsgiver å imøtegå.
Ved en systematisk manglende fremsendelse av dokumentasjon har oppdragsgiver bare plikt til å betale det oppdragsgiver «måtte forstå» at tillegget ville koste, jf. NS 8407 pkt. 30.3.1, tredje ledd. Hva oppdragsgiver måtte forstå kan være vanskelig å vite, men det kan gi oppdragsgiver rett til å kreve taksering av det utførte arbeidet. En slik taksering vil da være en følge av entreprenørens manglende oppfølging av sin kontraktsforpliktelse og oppdragsgiver. I tillegg vil oppdragsgiver kunne kreve at alle kostnader ved en slik taksering dekkes av entreprenøren, og at oppdragsgiver ikke vil akseptere å betale mer enn det en eventuell takst skulle tilsi.
Selv om det skal sendes time- og materiallister hver uke, kan tillegg bare faktureres en gang per måned. Faktura for regningsarbeider har 28 dagers forfall og skal faktureres 100 % uten innestående. Dersom dokumentasjonen for regningsarbeider første gang fremsendes sammen med fakturaen vil det i stor grad være fremsendt for sent.
Kontroll av dokumentasjon
Oppdragsgiver må – innen 14 dager fra mottatt dokumentasjon – fremme sine innsigelser til den mottatte dokumentasjonen.
Dersom det ikke er mottatt innsigelser på de mottatte time- og materialllistene innen 14 dager skal disse anses som omforent. En senere diskusjon på om den mottatte dokumentasjon er korrekt skal da avvises og de aktuelle time- og materiallister skal legges til grunn som omforent i et sluttoppgjør. Fristen er absolutt slik at en innsigelse på mottatt dokumentasjon kan avvises etter 15 dager.
Fordi en protest fra oppdragsgiver prekluderes om den kommer for sent, er det av bevismessige årsaker mest hensiktsmessig at totalentreprenøren sender sine lister på e-post og gjerne som PDF filer. På den måten er det enkelt å dokumentere når listene er mottatt. Ikke uvanlig benyttes web-hotell. Da vil det kunne dokumenteres når listene er lagt inn.
Det er ikke uvanlig at totalentreprenøren etterspør om kvittering på time og materiallistene, eller at byggherre krever det uten at det er avtalt i kontrakten. Dersom begge parter gjentagende innretter seg som om det med å få kvittering på listene var nødvendig, vil partene fort komme i en situasjon hvor partene ved konkludent adferd (ved handling) må sies å ha inngått en ny avtale – nemlig at time- og materiallister må være signert for å kunne kreves betalt. Det frarådes at entreprenøren ber om kvittering/aksept av time- og materiallistene fordi da vil oppdragsgiver kunne bestemme hva han vil akseptere og ikke.
Mener partene at det likevel er hensiktsmessig med en annen ordning enn den som følger av den avtalen de har signert på, bør partene i et oppstartmøte eller i et byggherremøte få nedfelt i protokollen fra møtet hvordan regningsarbeider skal håndteres.
Mangelfull dokumentasjon
Dersom den mottatte dokumentasjonen ikke er tilfredsstillende, kan oppdragsgiver – innen 14-dagers fristen – forlange at entreprenøren fremskaffer en tilstrekkelig dokumentasjon. Oppdragsgiver får da en ny 14-dagers frist fra ny dokumentasjon er mottatt til å komme med sine eventuelle merknader til den nye dokumentasjonen, jf. NS 8407 pkt. 33.3.1.
For sent fremmet innsigelse til time- og materiallister
På samme måte som totalentreprenøren må “kontre” dersom et avslag på et varsel om tillegg er fremmet for sent, må totalentreprenøren meddele tilbake til sin oppdragsgiver «uten ugrunnet opphold» om at han anser protesten mot de mottatte time- og materiallister som fremsatt for sent og at innsigelsene derfor avvises på grunn av prekludsjon.
Dersom protesten på time- og materiallistene er kommet for sent, men totalentreprenøren ikke varsler at han anser protesten som kommet for sent, skal protesten fra oppdragsgiver anses å være rettidig (NS 8407 pkt. 5.2, 3.ledd).
Urasjonell drift av regningsarbeidene
Selv om alle time- og materiallister er fremmet uten innsigelser fra oppdragsgiver – og disse da skal legges til grunn i sluttoppgjøret – kan oppdragsgiver fortsatt komme med den anførselen at regningsarbeidet ikke er drevet rasjonelt og at vederlaget av den grunn skal reduseres.
For at en slik anførsel skal kunne nå frem, må den underbygges med konkrete forhold som gjør at arbeidet ikke kan anses å ha vært rasjonelt. Det kan for eksempel være at timene fra en underentreprenør som er viderefakturert av totalentreprenøren, innebærer uhensiktsmessig lang reisetid som totalentreprenøren fakturerte samtidig som det fantes andre med nødvendig kompetanse og kapasitet nærmere. Da har totalentreprenøren fakturert mer enn de kostnadene som var «nødvendig». I praksis anføres ofte en påstand om urasjonell drift uten å være underbygget. Da kan påstanden avvises som ikke begrunnet.
Realitetsdrøftelser
Ikke sjelden har entreprenøren sendt sine time- og materiallister til riktig tid uten å få noen protester, eller at protestene er kommet senere enn etter 14 dager og er krevd prekludert.
Dersom entreprenøren i et sluttoppgjør eller på et annet tidspunkt går inn i en drøftelse av en i utgangspunktet prekludert innsigelse på timebruken og timelister, kan denne protesten «gjenopplives» ved at totalentreprenøren går inn i en realitetsdrøftelse.
For å unngå slik «gjenoppliving» av prekluderte innsigelser, må entreprenøren presisere at han fastholder at protesten er kommet for sent og av den grunn kan ses bort fra med mindre partene ellers skulle bli enige. Av bevismessige hensyn bør en setning om at entreprenøren fastholdt at protesten var prekludert tas inn i møteprotokollen, evt. inn i en e-post til oppdragsgiver. Gjerne samme dag eller neste dag.
Oslo 3. januar 2022
Helge A. Tryti
Advokat