Formaliteter ved overtagelse i Norsk Standard

Det er strenge formelle regler for overtagelse i entreprisekontraktene i Norsk Standard. Det å følge formaliteten ved overtagelse vil fort kunne bli avgjørende når det ikke er enighet om krav og motkrav i sluttoppgjøret.

Ved underentreprise er det mange som ikke formaliserer at de er ferdige med sin del av entreprisen uten å gå en overtagelse/registreringsforretning. Da vil dagmulkten kunne løpe videre frem til byggherre overtar selv om underentreprenøren rent faktisk var ferdig tidligere.

Delovertagelse

Noen ganger er det ønskelig at deler av anlegget overtas før hele prosjektet er fullført. Verken entreprenør eller oppdragsgiver kan imidlertid kreve delovertagelse med mindre det følger av kontrakten eller at partene under prosjekt blir enige om at delovertagelse skal foretas. Delovertagelse kan få betydning blant annet for hvem som har ansvaret for tilfeldige skade frem til endelig overtagelse.

Innkalling til overtagelse

I NS 8405/-15 og NS 8407/-17 skal det foretas en formell innkalling normalt med en 14 dagers frist for oppdragsgiver å møte, jf. NS 8405 pkt. 32.2 og NS 8407 pkt. 36.3. I varselet skal det presiseres forutsetninger for hva som må tilrettelegges fra oppdragsgivers side med hensyn til prøving mv. før overtagelse skal gjennomføres. I NS 8407 skal det i tillegg fremlegges en protokoll fra totalentreprenørens sluttbefaring før overtagelsen med mindre partene har blitt enige om noe annet, jf. NS 8407 pkt. 37.1, fjerde ledd.

Etter NS 8405/-15 skal entreprenøren fremlegges FDV-dokumentasjon og protokoll fra innregulering og annen dokumentasjon senest ved overtagelsen. I en NS 8407-kontrakt skal slik dokumentasjon være fremlagt 3 uker før overtagelse og i en NS 8417-kontrakt 5 uker før overtagelse med mindre annet er avtalt.

I innkallingen må det fremgå at oppdragsgiver har møteplikt og at byggherre ikke har rett til å nekte å møte med mindre det foreligger «saklig grunn». Hva som er saklig grunn kan ikke defineres absolutt, men det må legges til grunn at det skal mer til enn at det «ikke passer». Slik må det nødvendigvis være fordi det ikke skal gi grunnlag for å spekulere i å få utsatt overtagelse for eksempel fordi byggherre heller ønsker dagmulkt fremfor tiltredelse av prosjektet. Forslag til mal for formriktig innkalling til overtagelse finnes her.

En formriktig innkalling til overtagelse er viktig dersom partene ikke blir enige om tidspunkt for overtagelse. Har partene – for eksempel på e-post – avtalt tidspunkt for overtagelse vil en formell innkalling ikke være nødvendig. Da har oppdragsgiver møteplikt og kan i ytterste tilfeller gjennomføre befaringen alene.

Oppdragsgiver møter ikke til overtagelse

Dersom oppdragsgiver ikke møter til overtagelse uten at oppdragsgiver har oppgitt en «saklig grunn», kan entreprenøren da gjennomføre overtagelsen alene. Det forutsetter at det er foretatt en formriktig innkalling eller at det er avtalt tidspunkt for overtagelsesbefaring hvor oppdragsgiver ikke møter uten å ha «saklig grunn».

I en slik situasjon plikten entreprenøren å gå en aktsom befaring og protokollføre de forhold som entreprenøren registrerer som gjenstående, feil og mangler. Protokollen skal da utarbeides, signeres og oversendes oppdragsgiver. Den får i et slikt tilfelle samme virkning som en ordinær overtagelsesprotokoll selv om oppdragsgiver ikke var til stede.

Gjennomføring av overtagelsen

Ved en overtagelse plikter partene og gå en aktsom befaring. Det er oppdragsgivers ansvar at befaringen avdekker de forhold som er visbare av gjenstående, feil og mangler. Visbare feil og mangler som ikke fremkommer av protokollen – eller som oppdragsgiver ikke registrerte fordi han ikke befarte alle områder – er å anse som akseptert. Senere reklamasjoner på visbare forhold kan entreprenøren avvise på formelt grunnlag som for seint fremmet.

Protokollen føres normalt av entreprenøren i form av et håndskrevet notat eller på en pad eller tilsvarende. Protokollen skal inneholde alt det oppdragsgiver krever protokolert og entreprenøren skal protokollere sine innsigelser til hver protokollering med mindre annet er avtalt.

Protokollen skal signeres der og da og eventuelt renskrives senere. Signatur der og da er viktig for å unngå senere diskusjoner om hva som ble krevd protokollert.

Virkningen av en overtagelsesprotokoll

Visbare gjenstående, feil og mangler er å anse som akseptert når overtagelsesprotokollen er signert. Det viktige for entreprenøren er å få protokollen signert av oppdragsgiver. Vi har derfor laget en mal for at selve overtagelsen er foretatt som finnes her. Overtagelsesprotokollen er alltid viktig fordi den terminerer en eventuell dagmulkt, eller dersom det oppstår skader eller annet.

Vi anbefaler å skille mellom overtagelsesprotokollen og en mangeliste. Mangellisten utarbeides samtidig med overtagelsen og signeres på samme måte som overtagelsesprotokollen. Mal for en forenklet overtagelsesprotokoll og mal for en mangelliste finnes på vår hjemmeside under fanen hjelpedokumenter. Disse malene er for de enkle overtagelsene. For de større prosjektene anbefaler vi å benytte Norsk Standard NS 8430.

Når protokoll for overtagelse er signert, er det oppdragsgiver som har ansvaret for tilfeldige skader og entreprenøren kan sende sluttoppstilling med sluttfaktura. Eventuell dagmulkt stanser.

Overtagelse ved underentrepriser

Når entreprenøren er underentreprenør holdes det ikke «overtagelse», men det gjennomføres en «registreringsforretning». Litt forenklet sagt har det samme betydning som en overtagelsesforretning etter NS 8405 eller 8407 med unntak av at reklamasjonsperioden på fem år først begynner å løpe fra det tidspunkt hvor byggherre overtar fra hovedentreprenøren.

Prosedyrene for innkalling til registreringsforretning, gjennomføring av overtagelse mv. er imidlertid like.

Underentreprenører har en tradisjon for ikke å avholde en registreringsforretning. Det vil fort innebære at dagmulkten løper videre selv om underentreprenøren er ferdig med sine arbeider. Underentreprenøren har heller ikke rett til å sende sluttfaktura og fakturere innestående før slik registreringsforretning er avholdt.

8-måneders frist til å ta ut forliksklage

I underentreprise både etter NS 8415 og NS 8417 løper det en 8-måneders frist til å fremme krav om omtvistede tillegg for forliksrådet. Det innebærer at et tillegg som oppdragsgiver ikke har akseptert vil være prekludert (tapt) om det ikke er tatt ut forliksklage innen 8 måneder fra overtagelse. Denne fristen løper fort ut fordi entreprenøren først benytter to måneder på å lage sin sluttfaktura og deretter går det to nye måneder før oppdragsgiver kommer med sine innsigelser. Da skal partene forhandle og de neste fire månedene går fort. Det er ikke hyggelig å bli møtt med at entreprenøren kanskje hadde et krav, men at det nå under enhver omstendighet er tapt.

Fristen til å fremme krav i henhold til ferdigstillelsesgarantien

I den grad oppdragsgiver har stilt en 10 % ferdigstillelsesgaranti, må byggherre være oppmerksom på at krav i henhold til denne garantien må fremmes senest en måned etter overtagelse. For krav fremmet overfor garantisten etter dette tidspunktet er det bare forhold som ikke kunne gjøres gjeldende fordi disse ikke var visbare på overtagelsen som kan gjøres gjeldende.

Entreprenørens frist til å fremme krav overfor byggherrens garantistillelse er en måned etter at innsigelsesfristen er utløpt.

Oslo, 19. januar 2023

Helge A. Tryti