Artikkel 7/10; Overtagelse. Innkalling, frist for levering av FDV, innregulering, tester m.v.

Svært mange totalentreprenører har ingen intensjon om å levere innregulering, resultater fra tester, FDV mv. før overtagelse. I mangel av annen avtale skal slik dokumentasjon leveres 3 eller 5 uker før overtagelse. Ved totalunderentreprise blir det ofte ikke krevd en formell overtagelse/registreringsforretning. Da løper det dagmulkt selv om arbeidene rent faktisk er ferdige.

Videre må det foretas en formelt riktig innkalling med mindre partene avtaler dato for overtagelse. Feil som oppdragsgiver burde ha oppdaget ved overtagelsen er å anse som akseptert og forhold i protokollen som entreprenøren ikke protesterer på kan oppdragsgiver anse som akseptert.

Forberedelse til overtakelse

Totalentreprenøren har ansvaret å fremlegge dokumentasjon for nødvendig testing og innregulering av tekniske anlegg før overtagelse. Testing og innregulering skal utføres i samarbeid med oppdragsgiver og sideentreprenører. Oppdragsgiver har rett til å få dokumentert at kontraktens funksjonskrav er oppfylt. Herunder at tekniske anlegg og installasjoner virker som forutsatt. Initiativ til slik testing og dokumentasjon skal totalentreprenøren ta initiativ til i rimelig tid før slik aktivitet skal iverksettes.

Dokumentasjon på innregulering, testresultater, FDV m.v. skal overleveres senest tre uker før overtagelse. Gjelder det en totalunderentreprise (NS 8417) er fristen fem uker før overtagelse. Dersom partene finner det uhensiktsmessig å få fremlagt slik dokumentasjon tre eller fem uker før overtagelse bør det i et oppstartmøte eller byggherremøte avtales alternative tidspunkter for å levere avtalt dokumentasjon.

Innkalling til overtakelse

Totalentreprenøren skal i rimelig tid før ferdigstillelse skriftlig innkalle oppdragsgiver til overtakelsesforretning. En frist på to uker fra mottatt innkalling anses som rimelig tid. Det skal fremgå av innkallingen at totalentreprenøren har rett til å gå befaringen alene i den grad oppdragsgiver ikke har gyldig grunn til ikke å møte på overtagelsesbefaringen.

Dersom partene avtaler en tid og sted for overtagelse vil formell innkalling ikke være nødvendig.

Retten til å nekte overtagelse

Dersom oppdragsgiver mener han har saklig grunn til å unnlate å møte skal han uten ugrunnet opphold varsle totalentreprenøren om dette. Oppdragsgiver kan ha saklig grunn for å motsette seg overtagelse dersom totalentreprenøren ikke har fremlagt dokumentasjon på testing og innregulering mv. slik at oppdragsgiver fratas muligheten til å vurdere om ytelsen som skal overleveres er i henhold til kontraktsforpliktelsene.

Oppdragsgivers rett til å nekte overtagelse er begrenset til de situasjoner at den ytelsen som presenteres på overtagelsen ikke oppfyller de funksjoner som ytelsen skal ivareta eller om oppdragsgiver ikke kan vurdere om disse funksjonene er oppfylt. Gjenstående feil og mangler eller andre forhold som ikke er kontraktsmessig ved overtagelsen gir ikke grunnlag for å nekte overtagelse med mindre utbedring forhindrer oppdragsgivers forventede bruk.

Urettmessig bruk

Tar oppdragsgiver i bruk hele eller deler av arbeidet uten totalentreprenørens samtykke, anses det som kontraktsbrudd.

I den situasjonen skal totalentreprenøren skriftlig kreve at oppdragsgiver avslutter den urettmessige bruken med en rimelig frist som ikke bør være lengre enn 14 dager. Dersom slik urettmessig bruk ikke er avsluttet innen den gitte fristen har totalentreprenøren rett til å innkalle til overtagelse av den delen av prosjektet som urettmessig er tatt i bruk som en delovertagelse eller overtagelse av hele prosjektet.

Overtakelse – befaring og protokoll

Overtagelsen er den formelle overtakelsen hvor oppdragsgiver overtar kontraktsgjenstanden. Risikoen for tilfeldig skade går over på oppdragsgiver og eventuell dagmulkt stanser. Reklamasjonsperioden begynner å løpe, totalentreprenøren kan sende sluttfaktura og ferdigstillelsesgarantien kan nedkvitteres til 3 % mv.

Oppdragsgiver og totalentreprenør bør sammen gå en befaring og det skal føres en protokoll med bemerkninger fra befaringen.

Oppdragsgiver har selv ansvaret for at det foretas en «aktsom» gjennomgang av prosjektet. Det innebærer at oppdragsgiver må gjøre de undersøkelser av prosjektet og den dokumentasjon som er fremlagt.

Det skal føres en protokoll fra overtagelsesbefaringen som skal undertegnes av begge parter. Det er ingen formkrav til hvordan protokollen skal se ut, men det er ofte lurt å benytte standardiserte skjemaer.

I protokollen skal det registreres feil, mangler og gjenstående arbeider og det må fremgå at prosjektet overtas – eventuelt at oppdragsgiver nekter å overta prosjektet.

Oppdragsgiver skal fremme sine merknader til protokollen uten hensyn til om totalentreprenøren er enig eller uenig. Er totalentreprenøren uenig i en merknad bør det fremgå av protokollen, men det er ikke et krav at totalentreprenøren skal begrunne sin innsigelse. En merknad som ikke er imøtegått av totalentreprenøren skal som utgangspunkt anses som akseptert.

Motsatt – en mangel som ville vært avdekket ved en aktsom overtagelse har totalentreprenøren rett til å anse som akseptert. Det er oppdragsgiver som har ansvaret for at det foretas en slik befaring og slik kontroll av mottatte dokumenter som kan forventes ut fra forholdene i det enkelte prosjekt.

Varer overtakelsen mer enn en dag er det den første dagen som regnes som fristavbrytende.

Registreringsforretning

Dersom totalunderentreprenøren skal ferdigstille kontraktsgjenstanden tidligere enn totalentreprenørens overtakelse med byggherren, har underentreprenøren rett til å kreve at det holdes en registreringsforretning, jf. NS 8417 pkt. 37.6. En slik registreringsforretning har de samme virkninger som en ordinær overtagelse etter NS 8407 med unntak av reklamasjonsfristen. Reklamasjonsfristen på 5 år løper fra byggherres overtagelse selv om registreringsforretningen er holdt tidligere.

Totalunderentreprenøren må sørge for at det holdes en registreringsforretning når han er ferdig med sine arbeider fordi en eventuell dagmulkt fortsetter å løpe helt frem til byggherre overtar om registreringsforretning ikke blir avholdt. Det er en gjentagende problemstilling at totalunderentreprenøren ikke krever en registreringsforretning og på den måten kan få en dagmulkt på helt opp til 10 % av kontraktsummen selv om han var ferdig med sine arbeider i tide.

Oslo, 01. februar 2022

Martin Dalen

Advokat